资产全生命周期管理：监控易从采购到报废的可视化追踪

资产全生命周期管理：监控易从采购到报废的可视化追踪

在某三甲医院所开展的年度资产盘点工作里，人们察觉到一个情况，那就是账面上登记着有200台服务器，可实际清点下来却仅仅剩下185台，足足有15台服务器去向不明，完全搞不清楚到底去了哪儿。再举个例子，某企业在运营过程中，由于不小心遗漏了30台核心交换机的维保到期时间这一关键信息，结果在设备出现故障之后，根本没办法去享受本应有的免费维修服务，无奈之下只能额外支出高达12万元的维修费用。诸如此类因为资产管控方面做得不够完善、不够到位而引发的像‘账实不符’以及‘资源浪费’这样的一系列问题，在各个不同的行业当中可以说是经常能够见到，一点都不稀奇。

随着《行政事业性国有资产管理条例》等相关政策，对于资产全生命周期管理方面所设定的要求变得越来越严格，企业针对‘从采购直至报废’这一整个过程里，资产可视化追踪的需求也越发显得迫切起来。监控易资产全生命周期管理方案，借助‘全流程予以记录、实现可视化的统计以及开展自动化的盘点’等举措，使得每一台设备的具体状态都能够清晰地被查看到，进而让闲置资产得以‘被盘活’，同时也能使维保成本得以‘被降低’。

 一、资产管理的“三大痛点”：为何账实总是“两张皮”？

传统的资产管理模式往往是依靠Excel台账以及人工记录这两种方式来开展的。然而，在实际情况中，设备的数量常常会出现激增的状况，而且其状态也处于动态变化之中，面对这样的情形，传统模式就显得有些力不从心了。其核心存在的痛点主要集中于三个方面。

1. 资产状态“说不清”  

某银行有1500余个网点，这些网点所配备的IT设备，因为存在人员方面出现变动情况以及网点自身也有所调整等多种因素的影响，差不多有近30%的设备，其具体位置以及负责管理这些设备的人员相关信息都没能及时地去进行更新。在这样的情形之下，当总部有调配服务器的需求时，就没办法迅速且准确地定位到那些可以使用的资源，无奈之下只能选择重复去采购服务器，如此一来便造成了大概20%的资源出现浪费的状况。

2. 维保到期“忘得快”  

设备的维保信息零零散散地分布在合同文件里，或者是存在于工程师们所用的笔记本当中，并没有形成系统化的提醒机制。就拿某一家制造企业来说，其拥有的10台处于核心位置的数据库服务器，在维保期限到期之后，没能及时完成续约相关事宜。结果其中有2台服务器突然出现了硬件方面的故障，而这时候去进行维修的话，所产生的费用相较于在维保期内进行维修，一下子上涨了足足3倍之多，最后总的支出金额超过了50万元。

3. 盘点工作“耗不起”  

人工开展设备盘点工作时，得逐台对设备的标签加以核对，同时还要将设备的状态记录下来。就某央企而言，其拥有的5000台设备在进行盘点时，耗费了3个人一周的时间，可最终的准确率仅仅只有70%，并且漏盘、错盘的情况频繁出现。更为糟糕的是，针对盘点结果和台账之间存在的差异，还需要依靠人工去进行核对，这无疑又会耗费掉大量的时间，进而形成了一种‘盘点出差异，因差异再盘点’的恶性循环状态。

 二、监控易全生命周期管理：让每台设备“有迹可循”

从监控易所涉及资产从‘入库’一直到‘报废’的整个流程这一方面来切入，借助数字化进行相关记录的操作、运用可视化来完成统计方面的事宜以及采用自动化工具，进而达成让资产达到能够被知晓、能够被管理以及能够实现优化的状态。

 1. 全流程追踪：资产履历“一键查询”

对易记录资产予以监控，从其采购环节开始，一直到报废阶段为止，把每一个关键的节点都记录下来，进而形成一份完整的‘数字履历’。

- 全生命周期覆盖：  

  从资产进行入库操作，这其中要记录采购日期、供应商以及价格等信息，接着是上架环节，需绑定机房位置、机柜U位，然后是日常运维方面，涵盖维修记录、负责人变更等事项，一直到最后的报废阶段，要明确处置原因、残值情况等。在整个流程里，每一步的操作都会实时同步到系统当中，并且能够支持‘资产ID溯源’这一功能，只需一键操作，就能查看完整的历史记录。就好比某部委，便是借助该功能，迅速定位到了10台原本‘失踪’的服务器，发现它们实际上是被调拨到了下属单位，如此一来，也就避免了出现重复采购的情况。

- 维保智能管理：  

  将录入设备的维保到期日以及厂商联系方式录入系统后，系统能够自动在到期前的30天、15天分别推送预警信息（比如说“服务器A（其序列号为：ABC123）的维保在10天后就要到期了，对应的厂商是华为”这种情况），并且还支持与工单系统联动以生成续约提醒内容。某家医院借助这种维保预警机制，在全年时间里使得漏保设备的数量减少了80台之多，同时还将维修成本节省下来了，节省的幅度达到了25%。

- 变动留痕审计：  

  资产信息（像位置、负责人方面的信息），其每一次被修改的情况，都会把操作人、具体时间以及修改原因详细记录下来，由此形成那种没法被随意篡改的审计日志，这样便能符合《企业内部控制基本规范》当中对于资产变动情况进行追溯所提出的相关要求。

 2. 可视化统计：资产状态“一目了然”

监控可凭借多维度的仪表盘，把那些分散开来的资产数据转变成为十分直观的图表，以此来为决策提供辅助。

- 资产状态分布：  

用饼图来呈现‘在用（所占比例为91.71%）、闲置（占比8.29%）、维修（占1.5%）、报废（占0.3%）’等各类状态的占比情况，当点击‘闲置’这一项时，能够进一步钻取到具体的设备清单，比如像‘服务器B由于自身性能方面存在不足而处于闲置状态，其内存为8GB，是可以降级之后用于非核心业务的’。某家企业借助这一功能，成功地把8%的闲置设备重新进行了调配安排，如此一来，便节省下了多达30万元的采购预算。

- 分布热力图：  

以区域、机房以及机柜为单位来展示资产密度的情况，其中红色区域所代表的含义为‘设备密集’，而绿色区域则表示‘资源空闲’。某一数据中心借助热力图察觉到有3个机柜的利用率是在50%以下的，在经过重新规划之后，成功新增了100台设备，如此一来便无需对机房进行扩建了。

- 趋势分析曲线：  

将资产‘新增-淘汰’的趋势以及维保费用的变化情况等予以展示，以此来为制定年度采购计划给予辅助。某高校在经过分析以后察觉到‘服务器年均淘汰率达到了15%’这一情况，进而提前对替换设备做好储备工作，防止教学系统出现突发中断的状况。

 3. 自动化盘点：效率提升“立竿见影”

监控易通过技术手段替代人工盘点，大幅提升准确率与效率：

- 扫码盘点：  

  资产标签内部设置了二维码，当盘点人员使用手机对其进行扫描的时候，便能够读取到相关的设备信息。随后，系统会自动将读取到的信息和台账加以比对，并标记出‘盘盈/盘亏’的情况。就某医院的设备盘点情况来看，其拥有2000台设备，以往采用传统方式进行盘点，需要安排3个人花费5天时间，而现在仅需1个人花费1天时间即可完成，并且盘点的准确率也从原本的70%大幅提升到了99%。

- 批量导入导出：  

  能够对Excel模板中的资产信息予以支持，实现批量导入操作，与此同时，还可以将盘点结果（这里面涵盖了差异分析内容）导出，使其能够径直充当审计方面的依据。就某国企而言，其年度盘点报告的生成时间出现了大幅缩减的情况，原本需要花费3天时间，如今仅仅只需2个小时便能够完成。

- 与监控联动：  

  将关联设备的监控数据加以利用，从而自动对那些‘长期处于离线状态但却并未报废’的资产予以标记，比如说像‘摄像头C已经连续30天处于离线状态了，此时建议对其进行检查或者作报废处理’这种情况。

 三、客户价值：从“糊涂账”到“精细管”

监控易资产全生命周期管理方案给企业所带来的价值，具体呈现于效率的提升、成本的优化以及合规方面的完善等多个方面。

1. 台账准确率提升至99%  

某集团采取全流程予以记录并且实现自动化盘点的举措之后，其资产账实不符率出现了大幅下降的情况，从原本高达30%的比例一路降至仅仅1%的水平，如此一来，该集团顺利地通过了国家审计署所开展的专项检查。

2. 闲置资源利用率提升30%  

某央企仔细盘点后，发现存在50台闲置服务器。在对这些服务器的性能展开充分评估之后，便将它们调配到了各个分支机构去使用。如此一来，就有效避免了分支机构重复采购服务器的情况发生，进而成功节省下了多达150万元的成本。

3. 维保成本降低25%  

某金融机构采取维保预警以及批量续约的举措，在拿到厂商折扣的同时，还减少了因漏保而产生的额外支出，其年度维保费用由此从80万元降低至了60万元。

4. 盘点效率提升80%  

某医院在设备盘点方面取得了显著成效，其原本需要花费5天的设备盘点时间，如今成功压缩到了仅仅1天。与此同时，在人力投入方面也大幅减少，减少的幅度达到了70%之多。如此一来，工程师们便能够将更多的精力聚焦在核心运维工作之上了。

 结语：让资产成为“可增值的数字资产”

在数字化转型的进程之中，资产已然不再局限于被视作‘静态的设备’了，而是转变成为了‘动态的资源’。监控易借助全生命周期管理的方式，促使每一台设备的价值都能够得到充分的发掘，具体表现为可以让闲置资产再度被激活起来，能对维保成本实现精准的把控，还可使盘点工作达成高效且合规的状态。

当资产由原本那种类似‘糊涂账’的状态逐步转变为‘透明账’的状态，且从‘被动管理’的模式渐渐转变成‘主动优化’的模式之时，企业才能够切实地达成‘降本增效’这一目标，进而为业务创新腾出更多的资源来。